উন্নত ডেটা সুরক্ষা সেট করুন

অতিরিক্ত এনক্রিপশন যা সুরক্ষিত করে#

উন্নত ডেটা সুরক্ষা আপনার দলের সংরক্ষিত নথির বিষয়বস্তুতে এনক্রিপশনের আরও একটি স্তর যোগ করে। সংরক্ষিত ফাইলের ডেটা আলাদা ডিক্রিপশন কী ছাড়া প্রকাশ পেলে এটি বিষয়বস্তু সুরক্ষিত রাখতে সাহায্য করে। বিনামূল্যের প্ল্যানসহ সব প্ল্যানে আগে থেকেই স্থানান্তরের সময় ও সংরক্ষিত অবস্থায় এনক্রিপশন রয়েছে; অতিরিক্ত স্তরটি পেইড প্ল্যানে পাওয়া যায়।

এতে নথির মূল বিষয়বস্তু, রাখা সংস্করণ ও সমর্থিত বিষয়বস্তুর ফাইল অন্তর্ভুক্ত। সেবা প্রতিটি নতুন এনক্রিপ্ট করা বিষয়বস্তু বা সংস্করণের জন্য নতুন র‍্যান্ডম কী তৈরি করে এবং AES-256-GCM ব্যবহার করে। দলের কী বিষয়বস্তুর কী সুরক্ষিত রাখে, আর সেবার রুট কী দলের কী সুরক্ষিত রাখে। Markdown Logic সব কী পরিচালনা করে। পাসওয়ার্ড, পাসকি ও পুনরুদ্ধার কোড অ্যাকাউন্টের পরিচয় নিশ্চিত করে; এগুলো আপনার সংরক্ষণ বা সরবরাহ করার এনক্রিপশন কী নয়।

সীমাবদ্ধতা বুঝুন#

সেবার অনুমোদিত অংশগুলো দেখা, সম্পাদনা, রূপান্তর, অনুমোদিত শেয়ার ও এক্সপোর্টের জন্য বিষয়বস্তু ডিক্রিপ্ট ও প্রক্রিয়া করে। এটি এন্ড-টু-এন্ড এনক্রিপশন বা গ্রাহকের পরিচালিত কী দিয়ে এনক্রিপশন নয়। এটি চলমান সেবা বা অনুমোদিত প্রাপকের এনক্রিপশনহীন বিষয়বস্তু দেখাকে আটকায় না, এবং বিশ্বস্ত সেবা ও তার অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ আক্রান্ত হলে সুরক্ষা দেয় না।

প্রপার্টি, ফাইলের নাম ও সাধারণ মেটাডেটা এই অতিরিক্ত স্তরের বাইরে। চালু সার্চ ইনডেক্সও এর বাইরে। এই ডেটায় সেবার সাধারণ সংরক্ষণ সুরক্ষা প্রযোজ্য থাকে।

অবকাঠামোর আগের ব্যাকআপ তাদের মূল সংরক্ষণরূপে থেকে যেতে পারে। এক্সপোর্ট, ডাউনলোড ও প্রাপকের কপি রূপান্তরের বাইরে এবং ফিরিয়ে নেওয়া হয় না। সুরক্ষা চালু করা, কী পরিবর্তন করা বা নথি মুছে ফেলা প্রতিটি পুরোনো কপি অবিলম্বে মুছে যাওয়ার নিশ্চয়তা দেয় না।

সুরক্ষা চালু করুন#

টিমের মালিক বা অ্যাডমিন হিসেবে:

চালু করুন বেছে নেওয়ার আগে, দেখানো হলে এই দলের র‍্যাপিং কী প্রতি ৯০ দিনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে বদলান দেখে নিন। আগের সেটিং না থাকলে এটি নির্বাচিত থাকে; আগে চালু বা বন্ধ যা বেছে নেওয়া ছিল তা বজায় থাকে। নির্বাচিত রাখলে একই পাসকি অনুমোদনে বন্ধ না করা পর্যন্ত চলমান অনুমতি দেওয়া হয়। অনুমোদনের আগে নির্বাচন সরাতে পারেন।

1. টিম → সেটিংস → ডেটা সুরক্ষা খুলুন।
2. উন্নত ডেটা সুরক্ষা চালু করুন বেছে নিন এবং বলা হলে পরিচয় যাচাই করুন।
3. পাসকি না থাকলে প্রাথমিক সেটআপে বিকল্প দেখালে পাসকি তৈরি করুন বেছে নিন।
4. সার্চ ইনডেক্সের জন্য চালু বা বন্ধ বেছে নিয়ে চালু করুন নির্বাচন করুন। পরিবর্তনের অনুমোদন দিতে ব্রাউজারের নির্দেশে আপনার পাসকি যাচাই করুন।

পটভূমিতে এনক্রিপশন বদলানোর সময়ও কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।

কাজটি একবার গৃহীত হলে পেজ ছেড়ে গেলেও বা সাইন আউট করলেও পেছনে চলতে থাকে। রূপান্তরে বেশি সময় লাগলে বারবার অনুমোদন দিতে হয় না। অ্যাক্সেস প্রত্যাহার বা অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধারের কারণে কাজটিকে সুরক্ষিত রাখতে সেটি থামতে পারে; সেটিংসে দেখানো পরের ধাপ অনুসরণ করুন।

সার্চ ইনডেক্সের পছন্দ ঠিক করুন#

চালু করলে কনটেন্ট আলাদা সার্চ ইনডেক্সে প্রক্রিয়া করার অনুমতি দিয়ে কনটেন্ট খোঁজার সুবিধা চালু হয়। ওই ইনডেক্সে উন্নত ডেটা সুরক্ষার অতিরিক্ত এনক্রিপশন প্রযোজ্য হয় না। বন্ধ করলে কনটেন্ট খোঁজার সুবিধা বন্ধ হয় এবং ইনডেক্সে রাখা ওই কপি এড়ানো যায়। আপনার টিমের উপযোগী বিকল্প বেছে নিন।

সুরক্ষা চালু থাকা অবস্থায় পছন্দ বদলাতে অনুসন্ধান সূচি পরিচালনা করুন বেছে নিন, চালু বা বন্ধ নির্বাচন করুন, তারপর সূচি সংরক্ষণ বা নবায়ন করুন বেছে নিয়ে পাসকি যাচাই করুন। ইনডেক্স মুছতে বা নতুন করে তৈরি করতে সময় লাগতে পারে। পরিবর্তনের মাঝে কিছুক্ষণ অপেক্ষা করতে হয়, যাতে দ্রুত বারবার বদলানো না হয়; আবার পরিবর্তন করার অনুমতি হলে নিয়ন্ত্রণগুলো ব্যবহার করা যায়।

দলের এনক্রিপশন কী পরিবর্তন করুন#

কী পরিবর্তনের পেজ খুলতে কী পরিবর্তনের সেটিংস বেছে নিন। সুরক্ষা বন্ধ থাকলে, রূপান্তর থেমে থাকলে বা প্ল্যান বদলালেও পেজটি খোলা যায়। নতুন পরিবর্তন শুরু করতে সুরক্ষা পুরোপুরি চালু এবং টিমের পেইড প্ল্যানের যোগ্যতা থাকা দরকার। একবার পরিবর্তন শুরু করতে Rotate wrapping key বেছে নিয়ে পাসকি দিয়ে নিশ্চিত করুন।

নিয়মিত পরিবর্তনের জন্য Automatically rotate this team’s wrapping key every 90 days নির্বাচন করে Save automatic rotation বেছে নিন এবং পাসকি দিয়ে নিশ্চিত করুন। এই পেজে নিয়ন্ত্রণগুলো ইংরেজিতে দেখানো হয়। আগে থেকে সুরক্ষা ব্যবহার করা টিমকেও একবার অনুমোদন দিতে হবে; পেজ খুললে অনুমতি দেওয়া হয় না। পেজে বর্তমান সেটিং, শেষ সফল পরিবর্তন ও পরের নির্ধারিত তারিখ দেখানো হয়। প্রথম বিরতি অনুমোদন থেকে শুরু হয়; প্রতিটি সফল ম্যানুয়াল বা স্বয়ংক্রিয় পরিবর্তনে নতুন ৯০ দিনের বিরতি শুরু হয়।

নতুন স্বয়ংক্রিয় কাজ শুরু বন্ধ করতে পাসকি দিয়ে নিশ্চিত করে সেটিং বন্ধ করতে পারেন। গৃহীত কাজ সেটিং বা সুরক্ষা বন্ধ করলে বা সাইন আউট করলেও শেষ হয়। সুরক্ষা বন্ধ থাকলেও সেটিং রাখা হয়; নতুন কাজ সুরক্ষা পুরোপুরি চালু হওয়া এবং টিমের পেইড প্ল্যানের যোগ্যতা থাকা পর্যন্ত অপেক্ষা করে। রূপান্তরের সময় নতুন কাজ শুরু থামে। নির্ধারিত তারিখ পেরিয়ে ফেরার পর একবার পরিবর্তন শুরু হয়; বাদ পড়া পরিবর্তন জমিয়ে করা হয় না।

নতুন লেখা সঙ্গে সঙ্গে নতুন র‍্যাপিং কী ব্যবহার করে। বিদ্যমান কনটেন্টের কী পটভূমিতে সীমিত ব্যাচে আবার র‍্যাপ করা হয়, প্রায় এক সপ্তাহের লক্ষ্যে। ছোট টিমের কাজ আগে শেষ হতে পারে; জমে থাকা কাজ বা ব্যর্থতায় বেশি সময় লাগতে পারে। এটি পুরোনো কী মুছে ফেলার সময়সীমা নয়। দরকারি পুরোনো কী, র‍্যাপিংয়ের ইতিহাস ও ব্যাকআপ রাখা হয়। বদলে সংরক্ষণ করা প্যাকেজে অপরিবর্তিত এনক্রিপ্ট করা কনটেন্টও থাকে, তাই বারবার পরিবর্তনে শুধু মেটাডেটা হালনাগাদ নয়, অতিরিক্ত স্টোরেজ ও ইনপুট/আউটপুট লাগে।

বর্তমান নথি, রাখা সংস্করণ, মূল রসিদ ও অনুমোদিত শেয়ার ব্যবহার করা যায়। ইতিমধ্যে প্রকাশিত কপি বা কীতে পাওয়া অ্যাক্সেস পরিবর্তন করে ফেরত নেওয়া যায় না। কাজের অনুমতি প্রত্যাহার করা হলে, ইতিমধ্যে শুরু হয়ে থাকতে পারলে বা ফল অজানা হলে দেখানো নির্দেশ মেনে অবস্থা যাচাইয়ের জন্য সহায়তার সাথে যোগাযোগ করুন; শুধু সেটিং বন্ধ করে চালু করলেই সমাধান নাও হতে পারে।

ঐচ্ছিক অ্যাকাউন্ট সুরক্ষা বেছে নিন#

অ্যাকাউন্ট সুরক্ষা আলাদা ও ঐচ্ছিক নির্বাচন। এনক্রিপশন চালু বা বন্ধ থাকলেও এটি প্রযোজ্য হতে পারে এবং এনক্রিপশন বন্ধ করার পরেও নির্বাচিত থাকে। অ্যাকাউন্ট সুরক্ষা ট্যাব দেখুন; এনক্রিপশন চালু বা বন্ধ করলে আগের নির্বাচন সরে যায় না।

এই সুরক্ষা বেছে নিলে দেওয়া পুনরুদ্ধার কোড সংরক্ষণ করুন এবং অ্যাক্সেস হারালে অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধারের নির্দেশ অনুসরণ করুন। পুনরুদ্ধার পৃষ্ঠায় নিরাপত্তার অপেক্ষার সময় ও সংবেদনশীল পরিবর্তন আবার করার সময় দেখানো হয়। অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধার অনুমোদিত অ্যাক্সেস ফেরায়; এটি সেবার এনক্রিপশন কী পুনরুদ্ধার বা বদল করে না।

এই ঐচ্ছিক সুরক্ষার জন্য বর্তমানে প্রত্যেক সদস্যকে শুধু এই টিমের সদস্য হতে হবে এবং সাইন ইনের পরিচয়তথ্য যাচাই করা থাকতে হবে। পুরোনো অ্যাকাউন্টের সদস্যদের আগে সাধারণভাবে আবার সাইন ইন করতে হতে পারে। এনক্রিপশন স্বাধীন; এর জন্য এই সুরক্ষা বা প্রত্যেক সদস্যের বাড়তি সেটআপ লাগে না। অ্যাকাউন্টের আগের সুরক্ষিত অবস্থার সমস্যা না মিটলে সাপোর্টের সাথে যোগাযোগ করুন; প্রভাবিত অ্যাকাউন্ট নিজে থেকে ঠিক হয় না।

অ্যাকাউন্ট পুনরুদ্ধারের পর রূপান্তর আবার শুরু করুন#

সাধারণ সাইন আউট বা দীর্ঘ রূপান্তরের জন্য আবার অনুমোদন লাগে না। নিরাপত্তা বা অনুমতি বদলের কারণে রূপান্তর থেমে গেলে সেটিংসের নির্দেশ অনুসরণ করুন। নথি রূপান্তর আবার শুরু করুন দেওয়া হলে সেটি ব্যবহার করে যাচাইয়ের নির্দেশ অনুসরণ করুন।

সুরক্ষা বন্ধ করুন বা প্ল্যান বদলান#

পটভূমিতে এনক্রিপশন বদলানোর সময়ও কাজ চালিয়ে যেতে পারেন। অ্যাকাউন্ট সুরক্ষা ঐচ্ছিক। এনক্রিপশন চালু বা বন্ধ থাকলেও এটি কাজ করে এবং এনক্রিপশন বন্ধ করলেও সেটিং থাকে।

পেইড প্ল্যানগুলোর মধ্যে বদলালে সুরক্ষা বজায় থাকে। Free-তে যাওয়ার আগে সুরক্ষা বন্ধ করার অনুমোদিত প্রক্রিয়া শেষ করুন এবং রূপান্তর শেষ হওয়ার অপেক্ষা করুন।

সংবেদনশীল সুরক্ষা পরিবর্তন অডিটের জন্য রেকর্ড করা হয়। অগ্রগতি ও কাজ শেষ হওয়া সেটিংসে নিশ্চিত করুন। অগ্রগতি থেমে থাকলে বা অবস্থা লোড না হলে দেখানো নির্দেশ অনুসরণ করুন অথবা আবার চেষ্টা করুন বেছে নিন; পরস্পরবিরোধী কোনো পরিবর্তন শুরু করবেন না।